Wednesday, February 23, 2011

How to Create Opening Accounting Entries in ERPNext?

If you are a new company you can start using ERPNext accounting module of the shelf.

Refer to  http://erpnext.blogspot.com/2011/02/how-to-manage-chart-of-accounts-in.html  understand how to manage your Chart of Accounts


If you are migrating from a legacy accounting system like Tally or a Fox Pro based software please refer the below post to understand how to go about it.


1. You need to decide on a closing date in your legacy accounting system and close your balance sheet for that period.


2. In ERPNext you will need to update the opening balances for all your assets and liabilities accounts and enter all the outstanding sales and purchase invoices. This will help you to track the outstanding of the legacy system in ERPNext.

3. Create the required accounts in the ERPNext Chart of Accounts if those accounts are not available in the default Chart of Accounts. 


You need to create 2 Journal Vouchers:
1. To enter opening balances for all asset accounts except customers (Customer outstandings should be added by creating sales invoices)


2. To enter opening balances for all liability accounts except suppliers (Supplier outstandings should be added by creating purchase invoices)


1. Create Vouncher to Update Opening Balances of Assets

Go To Accounts-->Journal Voucher-->New Journal Voucher







1. Select Voucher Type as "Journal Entry"
2. Select the Voucher Date: Date on which the transaction is entered in the system
3. Select the Posting Date: Date on which the accounting ledger effect takes place



Scroll down to the "Add/Edit GL Entries" Table. Select the respective asset account. All the balances are adjusted against a Temporary Account (Liabilities).




Now scroll down to the Additional Info Section and Select Is Opening as "Yes"






Now click on the Save button on the top.




Once you save the voucher a number is auto generated and a "Submit" button will appear. You can still edit the voucher. Once you click on the Submit button the voucher is freezed and the accounting ledgers effect takes place.


2. Create Vouncher to Update Opening Balances of Liabilities

Similarly you can create a voucher to update opening balances for the liability account. In this voucher you need to balance the entry against "Temporary Account (Assets) as shown below.


Now you need to create Sales Invoice for your customer outstanding carried over from the legacy system and Purchase Invoice for supplier outstanding.


Hope this helps to create Opening Accounting Entries in ERPNext
For more details visit http:www.erpnext.com



22 comments:

  1. Why should we not import the opening balances?
    Can you please elaborate on the above mentioned points as to what could be the negatives of importing the opening balances?

    ReplyDelete
  2. This comment has been removed by a blog administrator.

    ReplyDelete
  3. I like this content and you are providing a nice information about
    cheque printing in dubai | inventory management software dubai

    ReplyDelete
  4. hello... hapi blogging... have a nice day! just visiting here....

    Tally Training

    ReplyDelete
  5. Great information, you have shared here with us, thanks.
    Genesis Technologies having job vacancies for developers in Java. We are looking for talented people who are willing to work in a challenging environment.
    Now get the opportunity to work with us and acquire Java Developer Jobs in Indore.

    ReplyDelete
  6. Wow! Its increasing business productivity and revenue.....
    ERP Finance Accounting Software

    ReplyDelete
  7. Very neat and easy steps to open the account.thanks for sharing this steps to create the account.
    travel agency software free download

    ReplyDelete
  8. Excellent information with unique content and it is very useful to know about the information based on blogs .
    Auditors in UAE | List of Audit Firms in Dubai

    ReplyDelete
  9. Great IT services by Genesis Technologies for you. Kindly visit this site Top IT company in India.

    ReplyDelete
  10. Great information, you have shared here with us, thanks.
    Audit firms in UAE

    ReplyDelete
  11. Your post is very informative. I have read all your posts and all are very informative. Thanks for sharing and keep it up like this.
    Cogxim is leading IT Company in Jaipur, which is offering Business Financial Management Software, finance management system & software, transport management system for your corporate business.

    ReplyDelete

  12. فكرة برمجية لتقنية المعلومات . متخصصين في إنتاج البرمجيات تقديم حلول مميزة لادارة اعمالك
    وإنطلاقا من خبرتنا فى مجال البرمجيات الحسابية و الإدارية توصلنا إلى حل مناسب لصناعة برمجيات تساعد فى عملية الإدارة لـ " المحلات - المؤسسات - المستودعات - الشركات - المصانع - المعارض - الصيدليات
    بحيث يصبح تخزين المنتجات وحفظ الحسابات ومعرفة الصادر والوارد وبيانات الموظفين والارباح أو الخسائر والمبيعات والمشتريات والتخزين ومتابعتهم واصدار الفواتير وعمليات الجرد والتسوية وإنشاء تقارير منوعة لاداء وحسابات الشركة اكثر سهوله ودقة وسرعة وحرفية

    “ما يميز البرنامج هو التصميم البسيط و السهولة المحكمة التي لا تُخل بجودة مخرجات
    البرنامج وسرعة الإنجاز. يعجبني أيضا التكامل بين مختلف مكونات البرنامج، إمكانية إدارة البرنامج من أي مكان بالعالم، الدعم الفني السريع و أخيرا التجاوب السريع في تلبية اقتراحات العملاء
    محاسبة أونلاين
    أدر محاسبة شركتك على الانترنت في أي وقت ومن أي مكان. يمكن تخصيص البرنامج وجميع المستندات كالفواتير، عروض الأسعار، سندات الطلب، إشعار الدائن لتتماشى مع جميع ميادين العمل
    إستيراد البيانات
    الانتقال من البرنامج القديم إلى النظام يتم بسهولة بفضل خاصيات إستيراد البيانات. بالمقابل يمكن في أي وقت عمل نسخة احتياطية وإستيراد جميع المستندات والتقارير. تاتي على شكل CSV أو اكسيل أو PDF
    إدارة كاملة ومبسطة
    صمم حتى يكون أفضل برنامج محاسبي عربي وذلك بفضل تمكنه من جمع جميع ما تحتاج إليه الشركة : برنامج مخازن، برنامج مبيعات، برنامج العملاء،وبرامج محاسبي يتضمن شجرة حسابات كاملة.
    تتبع بسهولة فواتيرك في مكان واحد
    بفضل وضع فواتيرك يمكنك متابعة الزبائن لمعرفة اذا كانوا قد توصلوا بفواتيرهم ومعرفة بسهولة إذا قاموا بدفع مستحقاتهم بالكامل أو جزئيا و مراسلتهم إذا كانوا متأخرين. رموز الألوان هي مفيدة لمتابعة المعاملات الخاصة بك ومراقبة رصيدك.
    نموذج فاتورة بخيارات متعددة
    يمكنك التعديل على فواتيرك في أي وقت وإرفاق ملفات مثل
    صور المنتجات لإرسالها إلى الزبائن. يمكن تحميل الفواتير على شكل بي دي إف، طباعتها أو ارسالها عبر البريد من دون مغادرة البرنامج. ودون تغيير تسلسل الترقيم، يمكنك شطب فاتورة غير مدفوعة أو إلغائها حتى وإن كانت قد أرسلت سابقا.

    https://goo.gl/CwuaVV برنامج محاسبة للمحلات
    https://goo.gl/CwuaVV افضل برنامج محاسبة في السعودية
    https://goo.gl/CwuaVV برنامج محاسبة للشركات الصغيرة
    https://goo.gl/CwuaVV فضل برامج المحاسبة العالمية
    https://goo.gl/CwuaVV برنامج محاسبة للشركات


    ReplyDelete
  13. إبتكارلتقنية المعلومات . فكرنا فى برنامج محاسبة للمحلات يخدم كل المحلات التجارية بانواعها وحدثنا على برنامجنا
    وخرجنا الان باهم برنامج_محاسبة للمحلات برنامج التقارير والفواتير برنامج يهتم بكل الاصناف الموجودة لديك
    من او ادخال الصنف حتى التبيه بقرب انتهاء صلاحية الصنف اى ادارة المحل ادارة كاملة شاملة اذا كنت تبحث
    عن مثل هذه البرامج استخدم الان المخزون_السحابي
    ويعتبر من اهم ما يميزه :
    تعدد وحدات القياس للصنف الواحد
    اضافة تاريخ صلاحية للصنف لتفادى الخسائر والهالك فى مخزون الصنف
    اضافة اكثر من فرع للمحل وربط حسابات هذه الافرع ببعضها
    التعرف على كل انواع الطبعات والباركود
    تصميم للفواتير يتميز به محلك فقط
    التقارير يمكنك الحصول عليها فى اى وقت بكل التعاملات التى تتم فى محلك

    إبتكارلتقنية المعلومات . متخصصين في إنتاج البرمجيات تقديم حلول مميزة لادارة اعمالك
    وإنطلاقا من خبرتنا فى مجال البرمجيات الحسابية و الإدارية توصلنا إلى حل مناسب لصناعة برمجيات تساعد فى عملية الإدارة لـ " المحلات - المؤسسات - المستودعات - الشركات - المصانع - المعارض - الصيدليات
    بحيث يصبح تخزين المنتجات وحفظ الحسابات ومعرفة الصادر والوارد وبيانات الموظفين والارباح أو الخسائر والمبيعات والمشتريات والتخزين ومتابعتهم واصدار الفواتير وعمليات الجرد والتسوية وإنشاء تقارير منوعة لاداء وحسابات الشركة اكثر سهوله ودقة وسرعة وحرفية

    “ما يميز البرنامج هو التصميم البسيط و السهولة المحكمة التي لا تُخل بجودة مخرجات
    البرنامج وسرعة الإنجاز. يعجبني أيضا التكامل بين مختلف مكونات البرنامج، إمكانية إدارة البرنامج من أي مكان بالعالم، الدعم الفني السريع و أخيرا التجاوب السريع في تلبية اقتراحات العملاء
    محاسبة أونلاين
    أدر محاسبة شركتك على الانترنت في أي وقت ومن أي مكان. يمكن تخصيص البرنامج وجميع المستندات كالفواتير، عروض الأسعار، سندات الطلب، إشعار الدائن لتتماشى مع جميع ميادين العمل
    إستيراد البيانات
    الانتقال من البرنامج القديم إلى النظام يتم بسهولة بفضل خاصيات إستيراد البيانات. بالمقابل يمكن في أي وقت عمل نسخة احتياطية وإستيراد جميع المستندات والتقارير. تاتي على شكل CSV أو اكسيل أو PDF
    إدارة كاملة ومبسطة
    صمم حتى يكون أفضل برنامج محاسبي عربي وذلك بفضل تمكنه من جمع جميع ما تحتاج إليه الشركة : برنامج مخازن، برنامج مبيعات، برنامج العملاء،وبرامج محاسبي يتضمن شجرة حسابات كاملة.
    تتبع بسهولة فواتيرك في مكان واحد
    بفضل وضع فواتيرك يمكنك متابعة الزبائن لمعرفة اذا كانوا قد توصلوا بفواتيرهم ومعرفة بسهولة إذا قاموا بدفع مستحقاتهم بالكامل أو جزئيا و مراسلتهم إذا كانوا متأخرين. رموز الألوان هي مفيدة لمتابعة المعاملات الخاصة بك ومراقبة رصيدك.
    نموذج فاتورة بخيارات متعددة
    يمكنك التعديل على فواتيرك في أي وقت وإرفاق ملفات مثل
    صور المنتجات لإرسالها إلى الزبائن. يمكن تحميل الفواتير على شكل بي دي إف، طباعتها أو ارسالها عبر البريد من دون مغادرة البرنامج. ودون تغيير تسلسل الترقيم، يمكنك شطب فاتورة غير مدفوعة أو إلغائها حتى وإن كانت قد أرسلت سابقا.

    https://goo.gl/BewCUy برنامج محاسبة للمحلات
    https://goo.gl/BewCUy افضل برنامج محاسبة في السعودية
    https://goo.gl/BewCUy برنامج محاسبة للشركات الصغيرة
    https://goo.gl/BewCUy افضل برامج المحاسبة العالمية
    https://goo.gl/BewCUy برنامج محاسبة للشركات

    ReplyDelete
  14. Thank you for sharing useful information about Accounting. Here I prefer some more useful information aboutAccounting in Business

    ReplyDelete
  15. Thanks for sharing this informative blog post.

    Online ERP Software

    ReplyDelete